Sidverktyg

Att jämföra priset på frukt – avtal om äpplen och päron

Man skall ju inte jämföra äpplen och päron men kilopriset ger ju ändå en vink om vad man får för pengarna. På samma sätt är det svårt att rakt av jämföra priserna på biblioteksdatasystem då det finns grundläggande skillnader inte bara i olika leverantörers prismodell utan även i hur man förhåller sig till och arbetar med systemen som har återverkningar på hur kostnaderna slår.

Även om något avtal (för annat än testmigrering) ännu inte är skrivet så ser det ut som att Hylte kommer att halvera kostnaden för sitt biblioteksdatasystem. Därutöver kommer man att spara in kostnaden för bibliografisk service när man går över till Libris. Hela detta belopp kommer dock inte att sparas in då man kommer att utöka någon tjänst för att ta hand om visst katalogiseringsbehov. När det gäller själva systemet så ser det ut som att Hylte kommer att köpa Koha som en molntjänst av Libriotech och landa på ca 60 000 SEK. I detta ingår då all drift (backuper, servrar osv) inklusive att hålla Koha uppgraderat.

Nedan kommer några försök att inte bara prata siffror utan också bena ut vad som ingår – och inte – i de olika avtalen.

Uppgraderingar

Nuläge: Med befintligt system kostar uppgraderingarna inte extra för Book-IT om man använder leverantörens serverhotell. Däremot vill de att man går en kurs som man får avsätta en arbetsdag, resekostnader + kursavgift för. Uppgraderingar betyder i förekommande fall att man måste stänga eller hålla öppet med offlinecirkulation i t.ex. två dagar. Kör man egen server kostar uppgraderingarna vad jag vet däremot pengar att rulla ut.

Efter projektet: Uppgraderingar ingår i kostnaden för drift i när det gäller Libriotech och vi haft det så ganska länge med Munkagård. Jag har tidigare bloggat om just detta att uppgraderingarna brukar vara en ganska försynt process som tar ca 10 minuter. När det gäller större förändringar får vi en provinstallation av den nya koden på en separat server att labba med i t.ex. två veckor innan den skarpa uppgraderingen körs. Jag kan inte minnas att vi någonsin behövt stänga för en uppgradering (vi har kört Koha sedan version 3.2 (möjligen 3.4) på Munkagårdsgymnasiet).

Support

Nuläge: Jag låter det vara osagt exakt hur avtalet ser ut på befintligt system idag, men tror ändå att det är ”obegränsad” support.

Efter projektet: Med Munkagårdsgymnasiet har vi ett äldre avtal där det är obegränsad support (och all drift) för NOK 15 000 / heltidspersonal. Numera använder (delvis efter feedback från oss tror jag) Libriotech en annan modell med en kostnad för drift baserad på antal exemplar i systemet. Det gör att man håller nere kostnaden ganska rejält. Den kostnaden täcker då allt som har med att systemet skall vara fungera som förväntat att göra.

Utöver detta kan man ju behöva hjälp med hur man använder systemet på bästa sätt – om man t.ex. inte använt tidskriftsmodulen innan och vill börja med det. Man kan också tänkas vilja ändra saker i systemet och för den här typen av uppgifter kan man köpa till de timmar man anser sig vilja boka upp i klump för NOK 450. Vill man köpa ytterligare timmar betalar man NOK 800 som är standardpriset.

Postförsöjning

Nuläge: Bibliografisk service via BTJ.

Efter projektet: Poster från Libris gör att man slipper fakturan från BTJ. Man kommer dock utöka någon tjänst en aning för att ha viss egen katalogiseringskompetens. Här är det svårt att på förhand veta hur stor besparing (om någon) som görs för denna del.

Summa summarum så torde projektet ungefär halvera kostnaden samtidigt som det ger en avsevärt bättre Opac och funktioner för personalen som man aldrig haft råd att skaffa sig när man körde Book-IT. Jag är en försiktig general, men så här långt är det så vi ser ut att landa när vi går i mål.