Sidverktyg

Användardatabasen skapad – snart klart för drift?

En viktig fråga när man migrerar eller sätter upp ett helt nytt system är hur man slipper mata in alla namn, adresser, telefonnummer osv för hand. Lyckligtvis finns det ett grafiskt verktyg i Koha för att importera dessa uppgifter som vem som helst kan använda. Det är bara att välja den fil man vill importera och klicka på ”Import”. Sedan gör man något annat en liten stund medan datorn jobbar.

Kruxet är dock att det är lite pyssel att skapa den fil som skall importeras. Koha vill ha filen i teckenkodningen UTF-8 och .csv format. Formatet .csv betyder ”comma separated values” och det är inte mer mystiskt än att man lägger varje post på en rad och räknar upp alla värdena med ett komma emellan. Specifikt för den fil Koha vill ha är att man längst upp kan/skall lägga en rad som definierar vilka värden det är man skickar in i systemet. På nästföljande rader räknar man sedan bara upp värdena. Lite förenklat kan det se ut såhär:

surname, firstname, city
Sarge, Viktor, Halmstad
Jansson, Eiler, Halmstad
Tillander, Linda, Halmstad
Ehde Andersson, Maria, Halmstad
Eliasson, Anette, Halmstad

Det finns en hel rad värden som man kan välja att importera, men obligatoriskt är koden för det bibliotek användarna skall tillhöra samt koden för den kategori användare som de tillhör (personal, barn, talbokslåntagare osv).

I vårat fall fick jag hjälp av Gustaf på biblioteket att få ut de nödvändiga uppgifterna från skolans administration och kunde sedan skapa ett litet skript som masserade rådatan till en lämplig importfil. Ett hett tips är att man från ett excelark kan spara i .csv format. En fälla att se upp för är att datumen (t.ex. födelsedata) skall formateras enligt den systemstandard man ställt in. I vårat fall är det ”DD/MM/YYYY” vilket ger t.ex. 15/03/1974.

För mig var det lättare att göra ett skript som snyggade till rådatan, men det bör gå fint att förbereda allt i Excel. Skulle man dock få problem med avklippta adresser med svenska tecken så beror det på att man inte sparat med teckenkodningen UTF-8. Snarare än att hantera det genom att anpassa skriptet valde jag den snabbaste vägen och använde en texteditor för programmerare (Notepad++) för att konvertera filen till rätt teckenkodning.

Instruktionerna är inte helt solklara så redan ovanstående bör hjälpa andra en bra bit på vägen.

Edit: Uppdaterade länken med instruktioner till den aktuella sidan.