Senaste inläggen

Tidskrifter i Koha

Nu är Kohas tidskriftsmodul i bruk på Munkagårdsgymnasiets bibliotek! Det blev såklart lite jobb med att katalogisera ca 80 tidskrifter och medlemstidningar av olika slag. Nästan alla poster gick dock smidigt att importera från Libris.

Att knyta prenumerationer till posterna upplevde jag också som relativt enkelt, även om det såhär i april blev en hel del nummer att lägga in retroaktivt. (Startade alla prenumerationer 2012-01-01.) Vid skapandet av en prenumeration får man välja om ett exemplar ska knytas till varje nytt nummer eller inte. Eftersom Munkagård hittills inte har tillåtit lån av tidskrifter så valde jag det senare. För att testa valde jag ändå att knyta exemplar till några tidskrifter och skapade även objekttypen Tidskrift med egna låneregler. Så småningom kan det nog bli aktuellt att möjliggöra utlåning av alla bibliotekets tidskrifter.

I opacen ser en tidskrift ut som andra katalogposter med skillnaden att fliken Prenumerationer finns med om en sådan finns för tidskriften. Mycket snyggt och lättöverskådligt! Här ett exempel på en tidskrift där jag valt att knyta exemplar till. För att ge låntagarna en överblick av bibliotekets tidskriftsbestånd har jag skapat en lista som jag länkat till på opacens startsida.

På Munkagård administrerar biblioteket även de tidskriftsprenumerationer som går direkt till lärare och annan personal. Dessa tidskrifter finns alltså inte på biblioteket, men jag tyckte ändå att det var en bra idé att samla all tidskriftshantering i Koha. Att lägga in en notering om vart tidskrifterna ska ta vägen är lätt och vid katalogiseringen så valde jag att aktivera fältet Suppress in opac. Det sistnämnda gör att katalogposterna inte går att söka fram i opacen och jag har självklart inte heller inkluderat dessa poster i tidskriftslistan.

Detta förfarande känns relativt smidigt när det gäller att skilja på bibliotekets och personalens tidskrifter, en situation som jag antar inte är helt ovanlig för skolbibliotek och liknande enheter. I samband med detta kan jag även nämna en spännande funktion som jag inte har testat ännu. För en prenumeration kan man skapa en routinglista med låntagare som ska få låna senaste numret av tidskriften innan det hamnar på tidskriftshyllan.

När det förberedande arbetet med tidskrifterna är gjort verkar den dagliga hanteringen vara väldigt enkel och fungerar hittills problemfritt!

/Gustaf Erling – Bibliotekarie, Munkagårdsgymnasiet

”Det är ett jättebra system” – hur gick det sedan?

Det första Koha-projektet resulterade som den uppmärksamma läsaren redan vet i rapporten ”Duger? Det är ett jättebra system!”. Denna blogg användes i det andra projektet där vi sjösatte Koha i skarp drift på Munkagårdsgymnasiets bibliotek under 2010/2011. Vad lärde det oss då om de frågor som vi lämnade obesvarade i den första rapporten? Här är en snabb summering i väntan på en riktig projektrapport.

Särskilt migrering är en intressant fråga. Alla system har sina respektive för- och nackdelar och jag är övertygad om att man kan vara utmärkt nöjd med såväl Koha som stängda kommersiella system. Jag tror att vi kommer få anledning att komma tillbaka till just migrering i framtida bloggposter för att dra upp några olika strategier för migrering. Även om man inte bryr sig om friheten med Koha har systemet en stor fördel i att man kan behålla sitt system även om man skulle vilja byta leverantör.

Kommentarer, taggar och Facebookdelningar

Kohas opac innehåller en rad spännande funktioner. Man kan exempelvis lämna kommentarer på böcker i katalogen och även tagga böckerna med helt valfria termer. Dessutom finns möjligheten att tipsa sina vänner på Facebook om de böcker man har lånat, en funktion som utvecklats inom ramen för detta projekt. 

Kommentarsfunktionen kräver egentligen inga vidare kommentarer. Det är bara att klicka på fliken Comments i katalogposten. Man behöver logga in på sitt konto för att kommentera och för att kommentarerna ska bli synliga för andra krävs att biblioteket godkänner dem. Här ett exempel på hur det kan se ut.

Om jag har förstått rätt så är meningen med taggningsfunktionen att man ska hitta på taggar som på ett eller annat sätt beskriver bokens innehåll, t.ex. Otäckt eller Kärlek. Men det går ju självklart också att använda mer värderande termer som exempelvis Fantastisk bok eller Skitdålig. Taggarna är inte sökbara i katalogen, men hamnar i Taggmolnet där deras storlek bestäms av hur frekvent de har använts. Klickar man på en tag kommer man till en lista med alla böcker som taggats med just den termen. Biblioteket kan med en enkel inställning välja om det ska vara helt fritt att tagga, eller om taggarna ska godkännas av biblioteket innan de visas. Jag har valt det förstnämnda alternativet. Det är dock väldigt enkelt att i efterhand plocka bort olämpliga taggar om sådana skulle förekomma. Man behöver vara inloggad för att kunna tagga, så biblioteket kan även se vem som är upphovsman till en tag.

Att dela på Facebook går till precis som vanligt och funktionen fungerar problemfritt. Jag har använt mig en del av den och fått en och annan kommentar om de böcker jag tipsat om. Självklart är det ju också ett sätt att få fler att upptäcka opacen. Detta borde kunna vara effektivt på en mindre skola som Munkagårdsgymnasiet, där en stor del av eleverna är vänner med varandra på Facebook.

Tre väldigt bra funktioner alltså för att få till en mer levande opac! Fram tills nu har det dessvärre i princip bara varit jag som utnyttjat dessa funktioner i Munkagårdsgymnasiets katalog. För att råda bot på detta var jag nyligen ute i några klasser som läst böcker inom temat Afrika och lät dem göra en uppgift som gick ut på att kommentera, tagga och tipsa på Facebook om den bok de läst. Detta fungerade bra och delar av resultatet kan vi se här:

De senaste kommentarerna är tillgängliga via en länk under opacens sökfält.

Samma sak gäller för Taggmolnet, som nu växt rejält.

Här är ett exempel på en bok som många elever har läst, taggat och kommenterat. 

Jag tror inte att alla tipsade om sina böcker via Facebook, men några gjorde det i alla fall och skrev kommentarer till sina tips. Denna del av uppgiften går ju inte att se resultatet av på samma sätt som kommentarer och taggar, men jag kommer att försöka återkoppla lite genom att fråga elever om de fick någon respons från sina Facebookvänner.

Sammanfattningsvis kan jag säga att jag inte har några illusioner om att stora horder av elever frivilligt kommer att utnyttja möjligheterna att kommentera, tagga och dela. Jag har också fått intrycket att det kan vara svårt att få speciellt många låntagare att använda liknande funktioner på folkbibliotek. Fördelen med att vara ett skolbibliotek är att möjligheter finns att integrera biblioteket i undervisningen och på så vis ”tvinga” sina låntagare att använda opacens olika funktioner. Det tänker jag fortsätta med.

/Gustaf Erling – Bibliotekarie, Munkagårdsgymnasiet

KIB och framtidens bibliotekssystem – en projektrapport

Carl Gornitzki på Karolinska Institutets Bibliotek (KIB) har skrivit en rapport från det projekt de genomförde 2011 för att undersöka om de skall upphandla ett nytt bibliotekssystem, välja open source, egenutveckla, behålla Milennium eller välja en annan väg. Alternativen blir i slutändan att välja Koha (som man också provkört) eller att behålla Millennium. Det som projektgruppen anser talar för Koha är:

• Kontroll över KIB:s systemarkitektur.
• Leverantörsoberoende.
• Lättare att anpassa biblioteksnära system.
• Lättare att öppna upp systemet och dra nytta av andra datakällor.
• Slipper de tekniska begränsningar som Millennium innebär.
• Kostnad för support och underhåll minskar.
• Ger värdefull erfarenhet av att arbeta med öppen källkod.
• Möjlighet att skaffa samarbetspartners för utveckling nationellt och globalt.
• Gör KIB till en föregångare

Det som gruppen anser talar för att behålla Millennium är:

• Det ger tid att vänta och se vad som händer med nya produkter och hur andra väljer.
• Det ger tid att se om befintlig leverantör kan erbjuda ett enklare system till en lägre pris.
• Man tar inga risker och det blir ingen omställning för personal eller kunder.

Gornitzki, Carl (2011). KIB och framtidens bibliotekssystem – en projektrapport. http://kib.ki.se/userfiles/slutrapport_koha.pdf [2012-03-11] S. 11-12

För närvarande har man valt att avvakta, men det ser inte ut att vara någon tvekan om vilken väg man vill gå den dagen det är dags för ett byte. Man skall heller inte förvånas över att valet är svårt. Det är alltid en tröskel att ställa om – särskilt när det gäller en så stor del som ett verksamhetskritiskt datasystem. Som de skriver i rapporten måste organisationen vara i rätt läge för att göra ett sådant byte.

Ett litet missförstånd har smugit sig in i resonemanget om ägandeskap på sidan 8 som jag gärna kommenterar. Det stämmer att Munkagård köper mjukvaran som tjänst men Libriotech har dels yrkat på att vi skall ha en klausul i kontraktet som gör det möjligt för oss att plocka ut databasen och börja drifta själva/hos någon annan. Det vi inte har tillgång till är den server som systemet kör på. Den källkod som servern kör är dock den publikt tillgängliga som finns via koha-community.org. Vi har alltså tillgång både till databasen och källkoden – och har dessutom gjort lite utveckling som finns med i Koha sedan version 3.4. Carl kan dock inte klandras för missförståndet – det fanns en otydlig formulering på Libriotechs webbplats som numera är korrigerad.

Summa summarum så verkar KIB tycka att Koha är det bästa alternativet men att man inte byter system i en handvändning. Jag håller personligen med dem. Om det är fler som håller med så hör av er – vi har en kommun som funderar på Koha och med folk- och akademiska bibliotek ombord kunde vi söka projektmedel från KB.

Artikel om projektet i tidningen Framsidan

För en tid sedan intervjuades jag om projektet av Fredrik Swedemyr på tidningen Framsidan vilket resulterade i artikeln ”Det demokratiska systemet”. Den är en utmärkt introduktion till vad vi håller på med i Koha-projektet: frihet.

Rapport från Gustaf

Kohaprojektet rör sig så sakteliga framåt även om det varit tyst här på projektets blogg ett tag. Jag tänkte därför kort rapportera om vad som hänt på Munkagårdsgymnasiet hittills i höst.

En självutlåningsdator har kommit på plats, något som varit den primära flaskhalsen när det gäller att lansera Koha på allvar på skolan. Nu när datorn väl installerats och alla tekniska bitar fallit på plats så fungerar Kohas självutlåningssystem utmärkt. Man kan välja mellan att låta låntagarna scanna sina lånekort eller logga in med användarnamn och lösenord. På Munkagårdsgymnasiet kommer eleverna att använda lånekort.

Utdelningen av dessa till eleverna är nu i full gång. Den sker klassvis och i samma veva får eleverna inloggningsuppgifter till opacen. Jag passar även på att visa lite hur de viktigaste funktionerna fungerar. Lämpligt nog lanserar skolan just nu en ny webbsida, där jag fått fria händer med bibliotekets sidor. Det blir alltså den självklara ingången till opacen för elever och lärare.

Under hösten har det förutom att göra lånekort till alla elever funnits en del andra viktiga förberedelser att göra. Till exempel har personuppgifter för nya elever importerats och inställningar för cirkulationen finjusterats. Meddelanden till låntagarna såsom påminnelser, reservationsaviseringar och besked om inköpsförslag har översatts och omformulerats. När det gäller påminnelser så har jag testat och ändrat ganska mycket innan jag nu känner mig nöjd med inställningarna. Meddelanden via e-post fungerar utmärkt och när det gäller påminnelser så skickas dessa automatiskt en gång per dygn.

En funktion i Koha som jag upptäckt i höst som kanske inte är så viktig, men likafullt användbar, är möjligheten att ladda upp bilder på låntagarna. Mest för skojs skull har jag laddat upp arkivbilder på skolans elever. Det gör systemet lite roligare att jobba med och det kan ofta vara bra att få ett ansikte på sina låntagare. Kanske är funktionen ännu mer till nytta på en lite större skola med fler elever att hålla reda på?

Således är de flesta och största frågetecknen uträtade och systemet får väl sägas vara i full drift. Nu blir det väldigt spännande att se hur det kommer att fungera och hur elever och lärare kan dra nytta av de olika funktionerna!

/Gustaf Erling – Bibliotekarie, Munkagårdsgymnasiet

Koha-föreläsning på BHS den 3 oktober 2011

För en månad sedan hade jag förmånen att få föreläsa om Koha en eftermiddag på Bibliotekshögskolan i Borås. Jag fick träffa en klass som valt att läsa om biblioteksdatasystem och de var mycket intresserade av utvecklingsmodellen och licensen för Koha.

Bland det roligaste som hände under eftermiddagen var när vi valde att lägga om kursen en aning en aning och en av eleverna fick sätta sig med systemet om gissa hur uppgifter jag och hennes klasskamrater föreslog skulle lösas. Det visade sig att hon klarade det galant och bland de som arbetat med andra system tidigare vann systemet gillande. Bland de uppgifter som utfördes var att lägga till låntagare, byta ut lånekort och att stänga av visningen av framsidesbilder i OPAC:en i systemparametrarna.

Föreläsningen var på engelska men en del av det resonemang som fördes återanvände jag i ett gästinlägg hos Peter Alsbjer om makten över bibliotekens infrastruktur. Det bifogas nedan som ett Youtube-klipp. I övrigt finns mina bilder här i PDF-format komplett med mina egna anteckningar.

Nu tar jag långledigt – behövs andra kontaktvägar?

För er som läser kan det vara bra att veta att jag nu går på semester och föräldraledighet och är tillbaka våren 2012. Jag kommer dock att med (o)jämna mellanrum att kolla igenom min mail efter Koha-frågor och försöka styra dem rätt så hör gärna av er.

Något jag funderat på är det eventuella behovet av en svensk/nordisk arena för Koha-bibliotek och intresserade att mötas på för erfarenhetsutbyte. Ett forum är i så fall troligen den bästa lösningen eftersom den är mindre beroende av samtidighet än e-post. Kommentera i så fall gärna det här inlägget så ser jag vad vi kan ordna.

”Folkpost på tre sekunder” – synk mot Libris

Några ytterligare ord om möjligheten att få omedelbar leverans av bibliografiska poster till Koha via Libris. Idag har Libris två huvudsätt att exportera poster till lokala system:

• Hämta enskilda poster manuellt (Z39.50) – Koha innehåller en Z39.50 server och klient så här finns inget problem att hämta de poster man vill ha manuellt. Man kan såklart också para detta med att använda tekniker för att prenumerera på uppdateringar av posterna. Det här fungerar även för de som inte är Libris-bibliotek (som t.ex. Munkagård idag).
• Poster i klump varje natt (Batchexport) - Även detta är en befintlig teknik hos Libris idag. Man behöver dock (vad jag vet) vara Libris-bibliotek för att Libris skall veta vilka poster som skall skickas till vem. Här kan det handla om poster som knutits till biblioteket vid beställning hos bokhandel lika väl som uppdaterade poster.

Bägge dessa sätt har sina problem i en situation när man t.ex. skall reservera en bok man köper på inköpsförslag. I det första fallet är risken att det inte finns någon post att importera och i det andra fallet är risken att man glömmer bort att göra reservationen nästa dag när posten kommit in i det lokala systemet. Lösningen är ett snabbare flöde av poster som även inkluderar möjligheten för nätbokhandlarna att automatiskt skapa förhandsposter utifrån sin data när det inte finns färdiga poster i Libris. Det vill Libris främst göra på något av följande sätt:

• Det lokala systemet tjatar på Libris med jämna mellanrum (OAI PMH) – Med detta protokoll man man söka efter uppdateringar och nya poster med de intervall man tycker är lämpligt. Exempelvis var tionde sekund. Det här löser alla problem, men med den lilla nackdelen att det inte är så elegant i en teknikers ögon att ständigt fråga efter nya versioner.Vad gäller Kohas förutsättningar så finns det en OAI PMH-server som låter andra bibliotek hämta poster från det lokala systemet över protokollet, men en klient saknas än så länge. Det är för all del ingenting svårt att bygga, men än har ingen haft behov av det då Z39.50 fungerar tillräckligt väl. Det här skulle dock lösa sig med hjälp av ett litet program som Libris funderat på att bygga. Dess enda funktion är att sköta tjatandet på Libris server och ge tillbaka vanliga marc-filer till det lokala systemet. Det här programmet kan användas av alla typer av bibliotek eftersom marc-filerna man får av det är i standardformat. Att få detta program att rulla med Koha är beräknat till 4-5 timmars konsultarbete. Att bygga det som en generell funktion i Koha som alla kan använda tar dock lite mer tid.

• Libris underrättar det lokala systemet när det finns ny information att hämta (Pubsubhubbub) – Detta är verkligen protokollet med det roliga namnet och det är en teknik som Google skapat för att undvika det ständiga ”tjatandet” på olika webbservrar. I korthet är det ett sätt att underrätta en prenumerant om att det finns nytt material att hämta. Det här snabbar upp processen ytterligare och gör att man kan nå visionen ”Folkpost på tre sekunder”. Fördelningen blir då att bokhandeln får en sekund på sig att prata med Libris som i sin tur har en sekund på sig att hantera den input servern får och sedan underrätta det lokala systemet som har den sista sekunden på sig att hämta posten. Det betyder att posterna finns i såväl Libris som det lokala systemet innan man hunnit bläddra sig från sin upphandlade medieleverantörs nätbokhandel till det lokala systemet.

Nationell katalog – fria poster i ett fritt system

I onsdags den 15 juni presenterade Libris planen för nationell katalog. Jag var inbjuden att hålla en presentation av Koha och hur det kan stödja ett Librisorienterat arbetsflöde. Min presentation kan sammanfattas med det enkla ”Fria poster i ett fritt system”. Det är den bästa försäkringen för framtiden man kan skaffa sig. Den som vill kan se hela presentationen på Bambuser – jag kommer in vid ca 00:58.

Jag har tidigare flaggat lite för att vi hade kunnat visa upp Koha med snabb synkronisering av poster mot Libris, men den OAI PMH server vi skulle använda var inte klar vid tiden för seminariet så den delen blev inställd. Mer om detta i en senare bloggpost.